Организация системы дистанционного обучения в Компании. Часть 1

«Интересует возможность создания системы дистанционного обучения специалистов по…. Возможно ли создание такого курса?»

Мы часто получаем от наших клиентов подобные запросы. Естественно, мы объясняем, что  электронный курс- это только часть системы дистанционного обучения, хотя весьма существенная. Конечно, мы спрашиваем какие задачи, они планируют решать с помощью системы дистанционного обучения и какие результаты они хотят получить в итоге. Иногда бывает, что нас просят разработать электронный курс, а после переговоров с заказчиком мы совместно с ним приходим к выводу, что для решения их задач им достаточно установить программу для проведения вебинаров и выкладывать записи вебинаров  на корпоративном портале.

Когда мы обсуждали эти вопросы с крупной федеральной компанией, то по итогам этих обсуждений мы сформировали документ «Организация системы дистанционного обучения», краткий конспект которого с комментариями приведен ниже. Надеемся, что он будет полезен компаниям, которые начали задумываться об организации дистанционного обучения, но пока не знают с чего начать и боятся упустить существенные детали.

Первое, с чего хотелось бы начать, это со структуры Системы дистанционного обучения (далее СДО) и описать какие элементы входит в понятие «Система дистанционного обучения». Для того чтобы СДО приносила компании реальную пользу, в ней желательно предусмотреть следующие составляющие

1. Формирование структуры, отвечающей за создание контента либо передача этих функций (или некоторых из них) на аутсорсинг. Если компания «забывает» включить в проект «Внедрение СДО» ресурсы, необходимые для разработки/приобретения контента, то вероятность неудачи проекта существенно увеличивается. Контент в большинстве случаев бывает следующих категорий:

• Программы обучения
• Учебные курсы (электронные курсы, аудио и видеолекции,  учебники в электронной форме,  учебные видеофильмы,  мультимедийные интерактивные курсы, обучающие CD)
• Тесты, опросы
• Пользовательские инструкции, регламенты, т.п.

2. Развёртывание, наполнение и поддержка программы для организации СДО. На этом этапе часто происходит подмена понятий. Часто под Системой дистанционного обучения подразумевают программное обеспечение для СДО. (Learning Management System, кратко LMS). Здесь у компании часто возникают соблазны переложить работы на поставщика, а провайдеры, увы, не всегда стремятся сделать как лучше для заказчика. Чаще встречается вариант - как им быстрее, проще и дешевле.

3. Создание базы знаний для пользователей учащихся. Эти работы частично пересекаются с работами по формированию контента.

4. Планирование обучения и регулярная аттестация учащихся. Важность этих аспектов  часто недооценивается и в результате часто обучение пускают «на самотек».

5. Предоставление доступа к учебным материалам. Здесь также целесообразно заранее продумать политику доступа, предусмотреть варианты доступа для различных категорий сотрудников.

А для того, чтобы СДО приносила компании максимальную пользу, и было минимизировано сопротивление персонала, при его внедрении необходимо выполнить  ряд работ:

Этапы внедрения СДО

1. Выбор LMS

• Формирование требований к  LMS
• Выбор LMS, оптимальной для компании. Часто компании  пропускают первый этап и сразу начинают выбирать платформу. В результате повышается риск, что они либо приобретут LMS с избыточным функционалом (это не самый худший вариант), либо, что гораздо хуже, платформу, которая в принципе не может решить поставленные задачи. Часто бывает, что в процессе выбора LMS ТЗ уточняется, дополняется, конкретизируется. Это нормальный процесс.

2. Выбор компании для создания электронных  курсов

• Формирование ТЗ на разработку электронного курса
• Выбор поставщика курсов
• Разработка и публикация пилотного (или демо) курса
• Регистрация участников обучения
• Формирование отчетности по результатам прохождения  пилотного курса
• Анализ результатов прохождения  пилотного курса

Часто первый и второй этапы проводятся параллельно и в этом есть смысл. Поставщики LMS и разработчики электронных курсов работают на смежных рынках, знают «подводные камни»  и часто могут рекомендовать коллег (или наоборот, не рекомендовать). Часто проблемы возникают при установке курсов, реализованных в программной среде одного разработчика в LMS другого. Поэтому «продвинутые» заказчики в ТЗ на разработку электронных курсов указывают требования к инструментарию. Например, «Курсы мы используем в системе СДО WebTutor. В приоритете у нас разработка курсов в редакторе CourseLab, поэтому мы курс принимаем в формате wcl, чтобы иметь возможность, при необходимости, внести туда нужные нам изменения в любое время, не прибегая к услугам разработчика курса». Это очень важные требования. Жизнь не стоит на месте и в электронные курсы рано или поздно придется вносить изменения. Естественно, компания не хочет зависеть от разработчика курсов.

3. Информация, внутренний PR

Этот этап компании часто упускают из виду, что усложняет работу по внедрению СДО в дальнейшем. На этом этапе необходимо произвести следующее:

• Включить  систему дистанционного обучения в общую систему обучения в компании как элемент для обязательного использования.
• Сформировать нормативно-распорядительную документацию. Как минимум, это следующие документы: «Положение о Системе дистанционного обучения» с описанием целей, задач, функций и распределением ответственности между подразделениями и сотрудниками за различные аспекты работы СДО (например, наполнение контентом, техническая поддержка, выдача паролей/логинов сотрудникам, оценка и анализ результатов обучения и др.) и «Приказ о внедрении СДО». Причем к разработке «Положения…» можно подключить персонал и сделать его частью внутреннего PR. Эти работы можно начинать параллельно с внутренним PR и завершить утверждением этих документов до вывода СДО в рабочий режим
• Разработать регулярную систему отчетов по  использованию СДО,  особенно по тем сотрудникам, кто не работает в СДО для руководства.  Вообще электронный курс в LMS - это, прежде всего электронное учебное пособие, система контроля за работой  сотрудника с этим пособием и  система контроля за тем, как преподаватель контролирует работу сотрудника с пособием.
• Создать «информационно-агитационный» материал о пользе и необходимости СДО со стороны руководства. К словам первых лиц Компании о СДО сотрудники прислушиваются намного больше, чем к работникам отдела, который занимается развитием LMS. Понятно, что у руководителей нет времени на семинары, но запись видео-интервью не займет много сил и времени.
• Внедрить ДО  в ежеквартальную аттестацию
• Внедрить аттестацию в дистанционное обучение
• Обязать новых сотрудников (после внедрения СДО) сначала пройти обучение, а затем перейти к работе
• Организовать внутренний PR (информирование сотрудников о грядущем использовании СДО, о целях  и задачах дистанционного обучения, о ее преимуществах и удобстве, о всех выгодах, которые они получат после ее внедрения с указанием границ пробного использования и дат перехода в рабочий режим). На этом этапе можно выложить для ознакомления элементы руководств пользователя, организовать «горячую линию» ответов на вопросы и др. Эти работы можно начинать проводить параллельно с работами первого и второго этапов.
• Наделить организационными  и контролирующими функциями  в области обучения руководителей  сотрудников

Первые три этапа (их можно объединить в блок под условным названием «pre-sale») обычно занимают один-три месяца, хотя могут растянуться и на более длительный период (здесь все зависит от срочности и приоритетов).  После того, как компания определилась с выбором решения, начинается подготовительный этап, но об этом - позже.